e-Fatura ve e-Arşiv fatura, kâğıt faturanın yerini alan elektronik belgelerdir. İkisi de Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği standartlara göre düzenlenir ve hukuken kâğıt faturayla aynı niteliktedir. Aralarındaki fark belgenin kendisinde değil; faturayı kime kestiğinizde ve faturanın alıcıya nasıl ulaştığındadır.
Bu yazıda iki belge türünü karşılaştırıyor, hangi durumda hangisini keseceğinizi örneklerle anlatıyor ve en sık yapılan hataları sıralıyoruz.
Kısaca: e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark
Alıcınız GİB’in e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura kesersiniz. Belirleyici olan satıcının değil, alıcının durumudur.
| Özellik | e-Fatura | e-Arşiv fatura |
|---|---|---|
| Kime kesilir? | e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara | Sisteme kayıtlı olmayan firmalara ve bireysel müşterilere |
| Alıcıya nasıl ulaşır? | GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura adresine | E-postayla ya da istenirse basılı olarak |
| Alıcının yanıtı | Ticari faturada alıcı kabul ya da red yanıtı verebilir | Yanıt süreci yoktur |
| Saklama | Elektronik ortamda | Elektronik ortamda |
| Tipik kullanım | Firmalar arası satışlar | Bireysel müşterilere ve internet üzerinden yapılan satışlar |
e-Fatura nedir?
e-Fatura, GİB’in e-Fatura sistemine kayıtlı iki taraf arasında düzenlenen elektronik faturadır. Fatura, UBL-TR adı verilen standart bir XML biçiminde oluşturulur ve GİB sistemi üzerinden alıcının e-Fatura posta kutusuna iletilir. Yazdırılması, kargoyla gönderilmesi ya da ıslak imzayla onaylanması gerekmez.
Temel fatura ve ticari fatura senaryosu
e-Faturada iki senaryo vardır. Temel faturada fatura alıcıya ulaştığında süreç tamamlanır. Ticari faturada ise alıcı, fatura kendisine ulaştıktan sonra sekiz gün içinde faturayı sistem üzerinden kabul edebilir ya da reddedebilir. Hangi senaryoyu kullanacağınız, alıcınızla aranızdaki ticari ilişkiye bağlıdır.
Kimler e-Fatura kullanır?
Belirli bir brüt satış hasılatını aşan işletmeler, bazı sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler ve belirli bir hacmin üzerinde internet satışı yapanlar için e-Fatura zorunludur. Sınırlar GİB tarafından belirlenir ve zaman zaman güncellenir; işletmenizin durumunu mali müşavirinizle kontrol etmenizi öneririz. Zorunlu olmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak e-Faturaya geçebilir. Başvurudan ilk faturaya kadar adımları e-Faturaya geçiş sayfamızda anlattık.
e-Arşiv fatura nedir?
e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Satıcı faturayı elektronik ortamda oluşturur, imzalar ve saklar; alıcıya ise e-postayla ya da istenirse basılı olarak verir. Bireysel müşterilere yapılan satışlar ve e-Fatura kullanıcısı olmayan firmalara kesilen faturalar bu kapsama girer.
e-Fatura kullanıcısıysanız, sisteme kayıtlı olmayan alıcılara kâğıt fatura yerine e-Arşiv fatura düzenlersiniz. Yani e-Faturaya geçen bir işletme pratikte iki belgeyi birlikte kullanır: kayıtlı alıcılara e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv.
İnternet satışlarında e-Arşiv fatura
İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir. Faturada satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve gönderim bilgileri gibi ek alanlar da bulunur. Pazaryerinden ya da kendi e-ticaret sitesinden satış yapan işletmeler için bu bilgilerin siparişten eksiksiz gelmesi önemlidir. Sipariş faturalarını otomatik kesmek için Trendyol ve Shopify gibi entegrasyon sayfalarımıza göz atabilirsiniz.
Hangisini keseceğinizi nasıl bilirsiniz?
Belirleyici olan, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığıdır. Bunu GİB’in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinden alıcının vergi kimlik numarasıyla sorgulayabilirsiniz. Birkaç örnek:
- e-Fatura kullanıcısı bir firmaya satış: e-Fatura kesilir.
- e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bir firmaya satış: e-Arşiv fatura kesilir.
- Mağazadan ya da internetten bireysel müşteriye satış: e-Arşiv fatura kesilir.
- Pazaryerinde firma adına verilen sipariş: alıcı firma e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura kesilir.
Alıcının durumu zamanla değişebilir: bugün e-Arşiv kestiğiniz bir firma yarın e-Faturaya geçebilir. Bu yüzden kontrolün her faturada yapılması gerekir. Hubi bu kontrolü fatura keserken sizin yerinize yapar ve doğru belge türünü seçer.
En sık yapılan hatalar
- Yanlış belge türü seçmek: e-Fatura kullanıcısı bir firmaya e-Arşiv fatura kesmek en yaygın hatadır. Bu durumda fatura usulüne uygun düzenlenmemiş sayılabilir ve ceza riski doğar.
- Faturayı geç kesmek: Genel kural olarak fatura, malın teslim edildiği ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmelidir.
- Alıcı bilgilerini eksik girmek: Kurumsal alıcılarda firma unvanı, vergi numarası ve vergi dairesi eksiksiz olmalıdır.
- Belgeleri saklamamak: Elektronik faturalar da kâğıt faturalar gibi yasal süre boyunca saklanır. Vergi Usul Kanunu’nda bu süre beş yıl, Türk Ticaret Kanunu’nda on yıldır.
e-Fatura ve e-Arşivi aynı yerden kesmek
e-Faturaya geçen bir işletme iki belgeyi birlikte kullandığı için ikisini aynı programdan kesmek işi kolaylaştırır. Hubi’de e-Fatura ve e-Arşiv aynı ekrandan kesilir; alıcının durumuna göre belge türünü Hubi seçer, kesilen fatura cari, stok ve gelir kayıtlarınıza kendiliğinden işlenir. Ayrıntılar için fatura takibi sayfamıza bakabilirsiniz.
Bir e-fatura entegratörü kullanıyorsanız onu değiştirmeniz de gerekmez: Uyumsoft, QNB eFinans, TÜRMOB ya da Trendyol E-Faturam’daki hesabınızı Hubi’ye bağlayabilirsiniz. Henüz e-Faturaya geçmediyseniz geçişi Hubi üzerinden, ücretsiz danışmanlıkla yapabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
e-Arşiv fatura kâğıda basılabilir mi?
Evet. Alıcı isterse e-Arşiv fatura basılı olarak da verilebilir. İnternet üzerinden yapılan satışlarda ise fatura alıcıya elektronik ortamda iletilir.
Bir firmanın e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl öğrenirim?
GİB’in e-Fatura kayıtlı kullanıcılar listesinden firmanın vergi kimlik numarasıyla sorgulayabilirsiniz. Hubi bu sorguyu fatura keserken kendiliğinden yapar.
e-Fatura ve e-Arşiv faturanın maliyeti farklı mı?
Entegratör üzerinden kesilen iki belge de genellikle kontör harcar; maliyet belge türünden çok kontör paketinize bağlıdır. Kontörün ne olduğunu ve ihtiyacınızı nasıl hesaplayacağınızı Kontör nedir? yazımızda anlattık.
