GURMEHUB BİLİŞİM YAZILIM TİCARET (“Şirketimiz” veya “Gurmehub”) olarak, Gurmehub bünyesinde geliştirilen yapay zekâ destekli ön muhasebe programı Hubi’de (hubiyle.com) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat uyarınca kişisel verilerinizin güvenliğine, gizliliğine ve hukuka uygun şekilde işlenmesine azami özen gösteriyoruz.
İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni; veri sorumlusu sıfatıyla Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerin niteliğini, işlenme amaçlarını, hukuki sebeplerini, aktarıldığı tarafları ve KVKK’nın 11. maddesi uyarınca sahip olduğunuz hakları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
- Veri Sorumlusu: GURMEHUB BİLİŞİM YAZILIM TİCARET
- Marka ve Ürün: Hubi (Gurmehub ürünü)
- Adres: GÖRÜKLE MAH. ÜNİVERSİTE-1 CAD. ULUTEK TEKNOLOJİ GELİŞTİRME BİNASI A-B-C-D-E-F-H BLOKLARI Kapı No:933 Daire No:B027 NİLÜFER / BURSA
- E-posta: [email protected]
- KEP Adresi: [email protected]
Veri sorumlusu ve veri işleyen ayrımı: Hubi kullanıcıları, kendi müşteri ve tedarikçilerine ait bilgileri (cari kayıtlar, faturalar, siparişler) Hubi’ye kendi işletmeleri adına kaydeder. Bu veriler bakımından veri sorumlusu ilgili kullanıcı işletmedir; Şirketimiz bu verileri kullanıcının talimatları doğrultusunda ve yalnızca hizmetin sunulması amacıyla veri işleyen sıfatıyla işler.
1. Hangi kişisel verileriniz işlenmektedir?
A. Hubi kullanıcıları ve işletme yetkilileri
- Kimlik verileri: Ad, soyad; şahıs şirketlerinde e-Fatura başvurusu ve fatura düzenlenmesi için gereken T.C. kimlik numarası.
- İletişim verileri: E-posta adresi, telefon numarası, işletme ve fatura adresi.
- Müşteri işlem verileri: Seçilen paket ve ödeme dönemi, kontör alımları, fatura ve tahsilat kayıtları, destek talepleri.
- Finansal veriler: Vergi dairesi ve vergi numarası; işletmenin ön muhasebe kayıtları (gelir-gider, kasa ve banka hareketleri).
- İşlem güvenliği verileri: Kullanıcı adı, şifrelenmiş parola, oturum ve işlem kayıtları, yetki seviyeleri.
- Entegrasyon verileri: Kullanıcının bağladığı e-fatura entegratörü, pazaryeri ve e-ticaret mağazası hesaplarına ait bağlantı bilgileri ve erişim anahtarları.
B. Hubi’ye sor yapay zekâ asistanını kullananlar
- Asistan yazışmaları: Asistana yazdığınız istemler, asistanın yanıtları ve bu yanıtların hazırlanmasında kullanılan kayıtlarınıza ilişkin işlem bilgileri.
C. Kullanıcıların müşteri ve tedarikçileri
- Cari ve sipariş verileri: Kullanıcının Hubi’ye kaydettiği ya da bağlı satış kanallarından aktarılan ad, soyad veya unvan, vergi ya da T.C. kimlik numarası, adres, iletişim bilgileri, sipariş ve fatura içerikleri. Bu veriler yukarıda açıklandığı üzere veri işleyen sıfatıyla işlenir.
D. Web sitesi ziyaretçileri ve form dolduranlar
- Form verileri: İletişim ve geri arama formlarında paylaştığınız ad, soyad, e-posta, telefon, konu ve mesaj; onay kayıtlarınız ve formun gönderildiği IP adresi.
- Trafik verileri: IP adresi, erişim tarihi ve saati, ziyaret edilen sayfalar, tarayıcı ve işletim sistemi bilgileri; 5651 sayılı Kanun uyarınca tutulması gereken trafik kayıtları.
- Çerez verileri: Çerez Politikamızda açıklanan zorunlu çerezler.
2. Kişisel verilerin işlenme amaçları
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen işleme şartları dahilinde aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Hizmetin sunulması: Ön muhasebe, fatura, cari, stok, kasa ve banka kayıtlarının tutulması; e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin düzenlenmesi ve özel entegratörler aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine iletilmesi.
- Entegrasyonların çalıştırılması: Kullanıcının bağladığı pazaryeri ve e-ticaret platformlarından siparişlerin alınması, faturalandırılması ve stokların güncellenmesi.
- Yapay zekâ asistanının çalıştırılması: Hubi’ye sor isteklerinin anlaşılması ve yanıtlanması, kullanıcının talep ettiği işlemlerin hazırlanması, hizmet kalitesinin ve güvenliğinin izlenmesi.
- Üyelik, faturalandırma ve destek: Hesap açılışı, paket ve kontör satışlarının faturalandırılması, e-Faturaya geçiş danışmanlığı ve teknik destek süreçlerinin yürütülmesi.
- İletişim taleplerine dönüş: Formlar, e-posta ve telefon yoluyla iletilen talep ve soruların yanıtlanması.
- Ticari elektronik ileti: Onay vermeniz halinde kampanya ve duyuruların iletilmesi.
- Bilgi güvenliği: Yetkisiz erişimin ve kötüye kullanımın önlenmesi, sistem güvenliğinin sağlanması.
- Hukuki yükümlülükler: Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve 5651 sayılı Kanun başta olmak üzere mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumların taleplerinin karşılanması.
3. Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri
Kişisel verileriniz; web sitemiz, Hubi uygulaması, yapay zekâ asistanı, bağladığınız entegrasyonlar, iletişim formları, e-posta ve telefon aracılığıyla otomatik ya da kısmen otomatik yöntemlerle toplanır. Kişisel veri işlemenin hukuki sebepleri şunlardır:
- KVKK Madde 5/2-c: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (üyelik ve hizmetin sunulması).
- KVKK Madde 5/2-ç: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (vergi, ticaret ve kayıt tutma mevzuatı).
- KVKK Madde 5/2-a: Kanunlarda açıkça öngörülmesi (5651 sayılı Kanun ve ilgili düzenlemeler).
- KVKK Madde 5/2-f: İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (bilgi güvenliği, hizmet kalitesinin geliştirilmesi, iletişim taleplerinin yanıtlanması).
- KVKK Madde 5/1: Açık rızanızın bulunması (ticari elektronik ileti gönderimi ve açık rızaya dayanan diğer işlemler).
4. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak ve yalnızca yukarıda sayılan amaçlar doğrultusunda aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- e-Fatura özel entegratörleri ve Gelir İdaresi Başkanlığı: e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin düzenlenmesi ve iletilmesi amacıyla.
- Bağlı satış kanalları: Kullanıcının bağladığı pazaryeri ve e-ticaret platformlarına, sipariş ve stok bilgilerinin karşılıklı aktarılması amacıyla.
- Gurmehub ürün ailesi: Kullanıcının tercih ettiği Gurmehub ürünleriyle (ör. Fatura Entegratör, Kargo Entegratör) entegrasyonların sağlanması amacıyla.
- Altyapı ve teknoloji sağlayıcıları: Barındırma, veri tabanı, e-posta gönderimi, form güvenliği (bot koruması) ve yapay zekâ altyapısı hizmeti aldığımız iş ortaklarına, hizmetin teknik olarak sunulması ve güvenliğinin sağlanması amacıyla.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Kanunen yetkili adli ve idari mercilerin yasal talepleri doğrultusunda.
Yapay zekâ asistanının çalışması için gerekli istem içerikleri, hizmet aldığımız yapay zekâ altyapı sağlayıcılarına iletilebilir. Bu sağlayıcıların sunucularının yurt dışında bulunması halinde aktarım, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir.
5. Kişisel verilerin saklanması ve güvenliği
- Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre ve mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır: ticari defter ve belgeler için Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’nda öngörülen süreler, trafik kayıtları için 5651 sayılı Kanun’da öngörülen süreler, iletişim talepleri için talebin sonuçlanmasından itibaren en fazla 3 yıl.
- Saklama süresi dolan veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
- Verilerinizin güvenliği için şifreli bağlantı (TLS), yetki sınırlandırması, parolaların şifrelenmiş olarak saklanması ve erişim kayıtlarının tutulması gibi teknik ve idari tedbirler uygulanır.
6. İlgili kişinin hakları (KVKK Madde 11)
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca veri sahibi olarak Şirketimize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7. Veri sorumlusuna başvuru usulü
KVKK kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz:
- Yazılı başvuru: Islak imzalı başvuru dilekçeniz ile “GÖRÜKLE MAH. ÜNİVERSİTE-1 CAD. ULUTEK TEKNOLOJİ GELİŞTİRME BİNASI A-B-C-D-E-F-H BLOKLARI Kapı No:933 Daire No:B027 NİLÜFER / BURSA” adresimize şahsen veya noter aracılığıyla,
- Kayıtlı elektronik posta (KEP): Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak [email protected] adresimize,
- E-posta: Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresimize.
Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır ve yazılı ya da elektronik ortamda tarafınıza bildirilir.