Excel ile ön muhasebe, işini yeni kuran ya da az sayıda işlem yapan işletmeler için iyi bir başlangıçtır: gelir ve giderleri, müşteri borçlarını ve kasa hareketlerini bir tabloda tutarsınız. Bu yazıda kullanıma hazır, formüllü ve ücretsiz bir ön muhasebe Excel şablonu paylaşıyor; şablonu nasıl dolduracağınızı ve Excel’in yetmediği noktada ne yapmanız gerektiğini anlatıyoruz.
Ücretsiz ön muhasebe Excel şablonunu indirin (.xlsx)
Şablonda neler var?
| Sayfa | Ne işe yarar? |
|---|---|
| Aylık Özet | Seçtiğiniz yılın ay ay gelirini, giderini ve net sonucunu Gelir-Gider sayfasından kendiliğinden hesaplar. |
| Gelir-Gider | İşletmenize giren ve çıkan parayı tarih, kategori, belge numarası ve hesapla kaydedersiniz. |
| Cari Hareketler | Müşteri ve tedarikçilerinizle olan faturaları, tahsilatları ve ödemeleri girersiniz. |
| Cari Bakiyeler | Her carinin bakiyesi hareketlerden hesaplanır; alacaklı mı borçlu mu olduğunuzu gösterir. |
| Kasa-Banka | Kasa ve banka giriş çıkışlarını girersiniz; güncel bakiyeler sağdaki tabloda hesaplanır. |
| Ayarlar | Açılır listelerdeki gelir ve gider kategorilerini, kasa ve banka hesaplarını düzenlersiniz. |
Doldurmanız gereken hücreler açık sarıdır; beyaz hücreler formüldür. Her sayfanın ilk satırlarında örnek kayıtlar bulunur, kendi kayıtlarınıza başlamadan önce silebilirsiniz.
Excel ile ön muhasebe nasıl yapılır?
- Ayarları düzenleyin. Ayarlar sayfasında kendi gelir ve gider kategorilerinizi, kasa ve banka hesaplarınızı yazın. Açılır listeler buradan beslenir.
- Açılış bakiyelerini girin. Kasa-Banka sayfasının sağındaki tabloya her hesabın başlangıç bakiyesini yazın.
- Her işlemi gününde kaydedin. Para giriş ve çıkışlarını Gelir-Gider sayfasına, faturalı satış ve alışlarla tahsilat ve ödemeleri Cari Hareketler sayfasına girin. Tutarları KDV dahil yazın.
- Cari sütunlarını doğru seçin. Satış faturası ve ödeme Borç sütununa, tahsilat ve alış faturası Alacak sütununa yazılır. Bakiye pozitifse cari size borçludur, negatifse siz cariye borçlusunuz.
- Cari adlarını aynı yazın. Cari Bakiyeler sayfası hesaplamayı ada göre yapar; “Örnek Ltd.” ile “Örnek Ltd. Şti.” iki ayrı cari sayılır.
- Ay sonunda kontrol edin. Kasa-Banka bakiyelerini kasadaki parayla ve banka ekstresiyle karşılaştırın, Aylık Özet’teki rakamları gözden geçirin.
Excel’in sınırları
Excel kayıt tutmak için yeterlidir, ancak işletme büyüdükçe şu noktalarda zorlanır:
- Fatura kesmez: 1 Ocak 2027’den itibaren basit usul ve işletme hesabı mükellefleri dahil faturalar elektronik düzenlenecek. Excel’de tuttuğunuz kaydın faturasını yine ayrı bir yerden kesmeniz gerekir. Ayrıntılar: Kâğıt fatura bitiyor.
- Aynı bilgi birkaç kez girilir: Bir satış hem gelir, hem cari, hem kasa sayfasına ayrı ayrı yazılır; biri unutulduğunda tablolar birbirini tutmaz.
- Stok takibi zorlaşır: Ürün sayısı arttıkça giriş, çıkış ve depo hareketlerini tabloda izlemek hata riskini büyütür.
- Birden fazla kişi aynı dosyada çalışamaz: Dosyanın kopyaları çoğalır, hangisinin güncel olduğu karışır.
- Pazaryeri siparişleri elle girilir: İnternetten satış yapıyorsanız her siparişi tabloya tek tek aktarmak gerekir.
Excel mi, ön muhasebe programı mı?
| Excel şablonu | Ön muhasebe programı | |
|---|---|---|
| Maliyet | Ücretsiz | Aylık ya da yıllık ücret |
| Fatura kesme | Yok | e-Fatura ve e-Arşiv aynı yerden |
| Kayıtların bağlantısı | Her sayfaya ayrı giriş | Fatura cari, stok ve gelire aynı anda işlenir |
| Stok | Elle takip | Satış ve alışla kendiliğinden güncellenir |
| Erişim | Dosyanın bulunduğu bilgisayar | İnternete bağlı her cihaz |
| Uygun olduğu durum | Az işlem, tek kişi | Düzenli fatura, stok ya da internet satışı |
Excel’den programa ne zaman geçmeli?
Ayda düzenli olarak fatura kesiyorsanız, veresiye ya da vadeli satış yapıyorsanız, stok tutuyorsanız ya da tabloyu birden fazla kişi kullanıyorsa geçiş zamanı gelmiştir. 2027’de faturaların elektronik düzenlenecek olması da faturayı ve kayıtları aynı yerde tutmayı daha pratik hâle getiriyor.
Hubi, yapay zekâ destekli bir online ön muhasebe programıdır: Excel’de ayrı ayrı tuttuğunuz gelir-gider, cari, kasa-banka ve stok kayıtları tek yerde ve birbirine bağlıdır; e-Fatura ve e-Arşiv aynı ekrandan kesilir. Kayıtları ekranlardan girebilir ya da “Bu ay ne kadar kazandım?” diye yazabilirsiniz. Ücretsiz deneyebilirsiniz, kredi kartı gerekmez.
Sık sorulan sorular
Şablon ücretsiz mi?
Evet. Şablonu indirip dilediğiniz gibi kullanabilir ve kendi işinize göre düzenleyebilirsiniz.
Şablon Google E-Tablolar’da açılır mı?
Evet. Dosyayı Google Drive’a yükleyip Google E-Tablolar ile açabilirsiniz; formüller ve açılır listeler çalışır.
Excel ile tutulan ön muhasebe mali müşavire verilebilir mi?
Excel tablosu mali müşavirinize işletmenizin durumunu gösterir, ancak yasal kayıtlar belgelerden yapılır. Faturalarınızı, fişlerinizi ve dekontlarınızı tabloyla birlikte iletmeniz gerekir.
Ön muhasebe nedir?
Ön muhasebe, işletmenin günlük ticari işlemlerinin belgeye dayanarak düzenli kaydıdır. Kapsamını ve adım adım nasıl yapıldığını Ön muhasebe nedir, nasıl yapılır? rehberimizde anlattık.
